外国人材の受け入れで施設がつまずきやすいポイント｜日本人雇用との違いを整理する

外国人材の受け入れを検討する中で、「手続きが複雑なのではないか」「日本人の雇用とどのぐらい違うのか」という不安を抱えている施設は少なくありません。

実際に初めて外国人材を受け入れる施設が直面する実務上の課題は、日本人を雇用する場合とは異なる部分が多くあります。
事前に把握しておくことで対応できるものがほとんどですが、準備不足のまま進めてしまうと必要以上に負担が大きくなってしまうことがあります。

本コラムでは初めて外国人材を受け入れる施設がつまずきやすい実務面のポイントを、日本人の雇用との違いという観点から整理します。

日本人雇用にはない事務手続き

まずは外国人材を受け入れる際に発生する事務手続きのうち、日本人を雇用するときとの違いが大きい部分を確認しておきましょう。

受け入れ企業としての要件確認

特定技能の外国人材を受け入れるためには、施設側が受け入れ企業としての要件を満たしている必要があります。

例えば社会保険や税務に関する届出が適切に行われているかなど、受け入れ企業としてのコンプライアンスに関する確認事項があります。
こうした確認は日本人を雇用する際には意識する機会が少ないため、初めて外国人材を受け入れる施設にとっては戸惑うポイントの一つです。

要件の確認自体は難しいものではありませんが、事前に把握しておかなければ「こんな確認が必要だとは聞いていなかった」ということになりかねません。
しかし人材会社や登録支援機関から、受け入れを検討する早い段階で説明を受けておくことで、余裕を持って準備を進めることができます。

定期届出の義務

特定技能の外国人材を受け入れた施設には、定期的に届出を行う義務があります。

外国人材との定期面談の実施状況や就労状況に関する報告を行政に提出する必要があり、これも日本人の雇用にはない手続きです。

行政のWEBサイトに手続きの方法は記載されていますが、行政が作成する資料は必ずしも分かりやすいとは限りません。
人材会社や登録支援機関からいつまでに何をすべきなのかを具体的に説明してもらうことで、こうした手続きへの負担は軽減されます。

訪問介護の場合は追加の手続きがある

外国人材が訪問介護に従事する場合は、事業所の登録に関する追加の手続きが必要になることがあります。
この手続きにはかなりの量の資料を作成する必要があり、施設にとっては大きな負担になります。

こうした追加の手続きについても、人材会社や登録支援機関が事前にどの程度説明してくれるかによって、施設側の負担感は大きく変わってきます。

入職時に日本人とは異なる対応が必要になること

外国人材が入職する際には、日本人を雇用する場合とは異なる対応が求められる場面があります。

入職時の事務手続き

日本人を雇用する場合、入社時の提出書類一覧を渡せば各自で準備してもらえることがほとんどです。
保険の被保険者番号が必要であれば前職に問い合わせたり、住民票が必要であれば自分で役所に行って取得するといった対応を問題なく行えるでしょう。

しかし外国人材の場合、こうした手続きの進め方自体に馴染みのないケースが多くあります。
転入届の提出方法や保険関連の書類の用意など、日本人であれば説明不要なことでも丁寧にフォローする必要があります。

特に特定技能で来日する人は比較的若い世代が多く、日本の行政手続きや保険制度についての知識がないことは珍しくありません。

「このぐらい説明すれば大丈夫だろう」という日本人基準の対応では、外国人材にとっては不十分なことがあるという点を意識しておくことが大切です。

登録支援機関に委託している場合はこうした手続きのフォローを任せることができますが、施設側としても「日本人の雇用とは必要なサポートの度合いが異なる」ということを理解しておくと、入職時の対応がスムーズになります。

生活面のサポート

外国人材は転居を伴って入職するケースが多いため、生活面でのサポートも必要になります。

買い物ができる場所はどこか、近くにどのような医療機関があるかなど、地域の基本的な情報を案内しておくことが求められます。
日本人であれば転居先の情報は自分で調べることがほとんどですが、外国人材の場合は土地勘がないだけではなく、言語面でのハードルもあるため施設側からの情報提供が安心感につながります。

特定技能の場合は登録支援機関による生活支援が制度として定められていますが、施設側としても受け入れる姿勢を整えておくことが、入職後の生活や業務へのスムーズな適応につながります。

例えば外国人材が体調を崩した時に、近くの医療機関の場所が分からない、保険証の使い方が分からないといった状況が起こることがあります。
日本の医療制度や保険の仕組みは外国人材にとって馴染みのないものであることが多く、事前に基本的な情報を共有しておくことで、いざという時に本人が安心して対応できるようになります。