事務長採用を成功に導くために｜内部昇格と外部採用、それぞれのリスクと対処法

医療機関や介護施設において、事務長は経営と現場をつなぐ要の存在です。
事務長の採用は組織の将来を左右する重要な決断であり、多くの経営者が頭を悩ませる課題となっています。

安心感のある内部昇格を選ぶのか、それとも新しい視点をもたらす外部採用に踏み切るのか、経営者は難しい選択を迫られます。
どちらを選んでも一長一短があり、「正解」と言える答えはありません。
しかし適切な判断基準と具体的な対処法を知ることで、人事における成功確率を高めることは可能です。

本コラムでは事務長の採用における内部昇格と外部採用のそれぞれのメリット・デメリットを整理して、ミスマッチのリスクを最小化するための実践的な方法をお伝えします。

事務長職の重要性と採用の難しさ

医療機関や介護施設において、事務長は経営の要となる重要なポジションです。

事務長に求められる多様な能力

事務長の業務は多岐にわたります。
財務管理、人事労務、行政対応、施設運営、経営企画など、幅広い分野の知識と経験が求められます。

さらに医療・介護業界特有の制度や法規制への理解も必要です。
診療報酬や介護報酬の仕組み、各種加算の要件、行政への届出業務など、専門性の高い知識が要求されます。

これらの業務を行いながら、経営者と現場スタッフの橋渡し役としての役割も担います。まさに組織の中核を担う存在と言えるでしょう。

採用判断の難しさ

事務長の採用が難しい理由の一つは、求められる能力の幅広さです。
すべての分野に精通した人材を見つけることは、容易ではありません。

また医療・介護業界の事務長経験者は限られており、優秀な人材の確保は競争が激しくなっています。
特に地方では人材不足が深刻で、選択肢自体が限られることも少なくありません。

このような状況の中で、内部昇格か外部採用かという選択を迫られることになります。

内部昇格のメリットとリスク

まずは内部昇格について、その特徴を整理します。

内部昇格の大きなメリット

内部昇格の最大のメリットは、組織をよく理解している人材を登用できることです。

組織文化への深い理解

長年組織で働いてきた職員は、その組織特有の文化や慣習を熟知しています。どの部署にどのような人がいて、誰に相談すれば物事が進むのかを把握しています。
こうした「暗黙知」を持っていることは、業務遂行において大きな強みとなります。

また職員との信頼関係もすでに構築されているため、就任後すぐに組織を動かすことが可能です。
外部から来た人材が信頼関係を築くまでに要する時間を考えれば、この点は重要な利点と言えます。

経営層からの信頼

経営者にとっても、内部昇格は安心感があります。
その人の働きぶりや人柄を長年見てきているため、「この人になら任せられる」という確信を持って登用できます。

実際の業務遂行能力も把握できているため、期待と現実のギャップが生じにくいという利点もあります。

内部昇格に潜むリスク

しかし内部昇格にもリスクは存在します。

経営視点の不足

現場で長く働いてきた職員は、現場視点は持っていても経営視点が不足していることがあります。
事務長には経営者の視点で物事を判断することが求められますが、この転換は容易ではありません。

外部との交渉経験が少ない場合は、行政や取引先との折衝で苦労することもあります。

組織の硬直化

内部昇格ばかりが続くと、組織が硬直化するリスクもあります。
「今までこうだったから」という前例踏襲主義を重んじて、必要な改革が進まなくなる可能性があります。

特に経営環境が大きく変化している現在、新しい発想や外部の知見を取り入れることの重要性は増しています。

外部採用のメリットとリスク

次に外部採用について解説します。

外部採用がもたらす新しい風

外部から優秀な人材を採用することで、組織に新しい風を吹き込むことができます。

新たな視点と経験

他の医療機関や一般企業での経験を持つ人材は、新たな視点をもたらします。
「他ではこうやっている」という事例を知っていることで、業務改善のヒントが得られることもあります。

幅広いネットワークを持っている場合は、そのつながりが組織にとって有益な資産となることもあります。

即戦力としての期待

事務長経験者を外部から採用できれば、即戦力としての活躍を期待できます。
すでに必要な知識やスキルを持っているため、短期間で成果を出すことが可能です。

特に組織改革が必要な状況では、しがらみのない外部人材の方が思い切った改革を実行しやすいという利点もあります。

「蓋を開けてみないとわからない」リスク

しかし外部採用にはリスクも存在します。

ミスマッチのリスク

面接や書類選考では優秀に見えた人材でも、実際に働き始めると期待していた成果が得られないということがあります。
前職での実績が本人の力によるものなのか、組織や環境による要因が大きかったのかを判断することは困難です。

組織への適応の問題

優秀な人材でも、組織文化に適応できなければ力を発揮できません。特に医療・介護業界は独特の文化があるため、他の業界から転職してきた人材が戸惑うことも多くあります。
また既存の職員との関係性構築に失敗すると、組織全体のモチベーション低下につながる恐れもあります。

ミスマッチリスクを最小化する具体的な方法

ではどうすれば、ミスマッチのリスクを最小化できるのでしょうか。

募集背景の詳細な分析

まず大事なのはなぜ事務長を募集することになったのか、その背景を詳細に分析することです。

前任者の退職理由を踏まえた人材要件の設定

前任者の退職理由を踏まえて、次に求める人材要件を明確にすることが重要です。
定年退職による後任探しなのか、他の職場への転職による欠員補充なのか、それとも組織的な課題による退職だったのかによって対応は異なります。

組織の課題を明確化する

現在の組織が抱える課題を明確にすることも重要です。
財務面の立て直しが急務なのか、職員のマネジメントが課題なのか、それとも新規事業の立ち上げが必要なのかを見極める必要があります。

課題によって、求められる人材像は異なります。
この点を明確にしないまま採用活動を進めると、ミスマッチが生じやすくなります。

段階的な評価プロセス

採用の判断を急がずに、段階的に評価することも重要です。

複数回の面接と現場見学

1回の面接で判断するのではなく、複数回の面接を行うことをおすすめします。
可能であれば現場を見学してもらい、実際の雰囲気を感じてもらうことも有効です。

現場のスタッフとの面談の機会を設けることで、相互理解を深めることもできます。

これにより入職後のギャップを縮めることが可能です。

試用期間の活用

正式採用の前に試用期間を設けることも、一つの方法です。
実際に働いてもらうことで、書類や面接では見えなかった部分が明らかになります。

ただし試用期間中の評価基準は、事前に明確にしておく必要があります。
曖昧な基準では、後々トラブルの原因となる可能性があります。

転職エージェントの活用

事務長の採用において、転職エージェントを活用することも有効な選択肢です。

専門的な知見の活用

医療・介護業界に特化した転職エージェントは、業界特有の事情を理解しています。
どのような人材が事務長として成功しやすいのか、豊富な事例から判断することができます。

私たちD&Mキャリアも、事務長の採用を数多く支援してきました。
その経験から、組織の特性に合った人材を見極めることが可能です。

詳細なヒアリングによるマッチング

優れた転職エージェントは表面的な条件だけではなく、深いレベルでのマッチングを行います。

募集の背景、組織の課題、求める人材像など、詳細にヒアリングを行います。
また候補者についても、経歴だけではなく価値観や働き方の希望まで把握します。

このような丁寧なプロセスを経ることで、ミスマッチのリスクを大幅に減らすことができます。

最適な事務長の採用を実現するために

事務長の採用において、内部昇格と外部採用のどちらが正解ということはありません。
組織の状況、抱える課題、将来のビジョンなどを総合的に判断して選択する必要があります。

重要なのはそれぞれのメリット・デメリットを理解した上で、リスクを最小化する対策を講じることです。
募集背景の分析、段階的な評価、そして必要に応じて外部の専門家の知見を活用することで採用の成功率を高めることができます。

私たちD&Mキャリアは医療・介護業界に特化した転職エージェントとして、多くの事務長の採用を支援してきました。
組織の特性を詳細にヒアリングして、最適な人材をご紹介することを心がけています。

事務長の採用でお悩みの医療機関・介護施設の経営者の方は、ぜひ一度ご相談ください。
内部昇格か外部採用か、その判断も含めて採用成功に向けた最適なプランをご提案させていただきます。