退職の挨拶メールの書き方と送るタイミング

退職が決まったらお世話になった上司や同僚、取引先の方々へ挨拶をしなければなりません。直接会って挨拶できる人もいれば、メールで挨拶せざるを得ない人もいるでしょう。
退職の挨拶は今までの感謝を伝えて、良好な関係を保ったまま新たな一歩を踏み出すために欠かせないビジネスマナーです。

しかし「何を書けばいいのか」「いつ送ればいいのか」と悩む人もいるでしょう。退職挨拶メールの内容や送るタイミングを間違えては、せっかくの感謝の気持ちも台無しになってしまいます。

本コラムでは、円満退社のために欠かせない退職挨拶メールの書き方と送るタイミングについて詳しく解説します。社内・社外別の文例も交えながら、失礼のない退職挨拶のポイントを押さえましょう。

退職の挨拶で伝えるべきこと

退職の挨拶では、以下の3点を伝えることが求められます。

退職の報告と退職日

退職の報告は、上司への意思表示にはじまり人事部などで所定の手続きを経て退職が確定した上で行います。退職日は具体的な日付を明記して、「○月○日付けで退職いたします」というように正式に伝えましょう。

退職の理由については、個人的な事情に立ち入らず「一身上の都合により」と簡潔に述べるのが無難です。
最終出社日も忘れずに記載し、業務の引き継ぎや挨拶まわりのスケジュールに齟齬がないようにしましょう。

感謝の気持ち

退職の挨拶では、在職中にお世話になった方々への感謝の気持ちを丁寧に伝えることが大切です。
上司、先輩、同僚、部下、取引先の方など自分のキャリアを支えてくださった方の名前を具体的に挙げて、どのようなことを教えていただいたのか、どう成長できたのかを振り返りましょう。一緒に仕事をしてきた仲間への感謝の言葉は心のこもった内容であればあるほど、相手にも深く響くはずです。

後任者の紹介（取引先への連絡の場合）

取引先への退職挨拶では、自分の退職後も取引が円滑に継続されるように後任者の情報をきちんと伝えることが肝心です。後任者の氏名、役職、連絡先（メールアドレスと電話番号）を明記して、すでに引き継ぎを完了していることを添えると安心感を与えられます。
新担当者への指導もお願いしつつ、これまでと変わらないお付き合いを頂戴したい旨を丁重に述べましょう。

退職挨拶メールを送るタイミング

退職の挨拶は、社内と社外で送るタイミングが異なります。社内の同僚や上司、社外の取引先では退職の影響度合いも違ってくるため、適切なタイミングを見計らう必要があります。

社内への挨拶メール

社内への挨拶メールは、最終出社日に送るのが一般的です。退職の意思を伝えた後すぐにメールを送るのは、まだ正式に受理されていない状態なので適切ではありません。

最終出社日までに後任者への引き継ぎを完了させて、自分の仕事に区切りをつけましょう。そして最終出社日に、御礼の言葉を添えて挨拶メールを送るのが適切なタイミングです。
会社によっては「退職の挨拶は○日までに」などの慣例やルールがあるかもしれません。社内の規定を確認し、それに則った日程でメールを送ることが大切です。

社外への挨拶メール

一方、社外の取引先へは退職の2～3週間前にメールを送るのがマナーです。自分が退職することで取引先にも影響が出る可能性があります。急な報告では、取引先に迷惑をかけてしまう恐れがあるからです。

できる限り後任者への引き継ぎが終わってから連絡を入れて、取引が滞ることのないよう万全を期しましょう。メールでは後任者への引き継ぎが完了していることに触れつつ、これまでの取引に感謝の意を表すことが大切です。

余裕を持って連絡することで、取引先からの質問や要望に対応する時間的猶予も生まれます。信頼関係を損なうことなく、円滑に業務を移行できるはずです。

退職挨拶メールの文例（社内宛）

【件名】退職のご挨拶（営業部 山田太郎）

退職挨拶メールの文例（社外宛）

【件名】退職のご挨拶（○○株式会社 山田太郎）

退職挨拶メールで気をつけるべきこと

退職挨拶メールを送る際は、以下の点に気をつけましょう。

件名は「退職のご挨拶」とし、本文冒頭で退職日を明記する

件名を明確にすることで、受信者が内容を把握しやすくなります。また「〇月〇日をもちまして、退職することとなりました」といった書き出しにすることで、取引先が確認したいことがある場合、その日までに連絡をすれば良いことが伝わります。

退職の挨拶は長文になりがちですが、あまりに長いメールは読む側の負担になります。かといって短すぎては誠意が感じられません。感謝の気持ちはしっかりと伝えつつ、簡潔明瞭な文章を心がけましょう。

謙虚な態度で感謝の気持ちを述べる

在職中のお礼は謙虚な姿勢で表現するのがビジネスマナーの基本です。上から目線の文章や、自分の手柄話が前面に出るような内容は避けましょう。あくまで相手あっての自分の成長だったことを念頭に、感謝の言葉を尽くします。

後任者との引き継ぎが円滑に進むように配慮する

自分が退職した後、業務に支障をきたさないよう後任者にはしっかり引き継ぎをしておく必要があります。メールでも引き継ぎが完了している旨を伝えて、新担当者へのご指導をお願いしましょう。

個人的な連絡先は控える

退職後も良好な関係を保ちたい相手には、個人的な連絡先を伝えたくなるかもしれません。しかし、社外の人間に安易にプライベートな情報を教えるのは賢明ではありません。会社の了承を得ない限り、個人の連絡先は書かないようにしましょう。

退職という区切りをポジティブに捉えて、新天地での活躍を誓う前向きな文面を意識しましょう。

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