面接で一歩リード！事務長の自己PRガイド

面接は転職の成功を左右する大事な場面です。事務長という職種では特にコミュニケーション能力が重要な評価ポイントとなります。
本コラムでは、コミュニケーション能力を面接で有効に伝えるための「自己PR術」を解説します。

コミュニケーション能力の重要性

事務長には、多様な医療スタッフと円滑にコミュニケーションを図る能力が求められます。ここではその重要性について詳しくお伝えします。

スタッフ間の橋渡し役

事務長はマネジメント層とスタッフ層、あるいは異なる部門との間で情報を効率よく伝える役割を担います。この役割を適切に果たすことで働きやすい環境が整えられ、業績の向上にも繋がります。

問題解決におけるキーパーソン

事務長が直面する問題は多岐にわたります。例えば医療スタッフ間のコミュニケーション不足による作業効率の低下、トラブル、受診者からのクレーム対応などです。これらの問題が発生した時、事務長はコミュニケーション能力を活かして、速やかに解決策を見つけて関係者をまとめなければいけません。

医療スタッフのモチベーション管理

対話を通じて医療スタッフのモチベーションを高めることができれば、業績の向上が期待できます。それには相手の考えや気持ちが理解できるコミュニケーション能力が不可欠です。

外部との交渉

事務長はしばしば外部の取引先や受診者との交渉を担います。その際、信頼関係を築くためにはコミュニケーション能力が極めて重要となります。

面接でコミュニケーション能力をアピール

これらのポイントからも分かるように、事務長という職種では高いコミュニケーション能力が求められます。それは事務長が多くの人と関わり、様々な状況でその能力を発揮する必要があるからです。面接でこの能力をしっかりとアピールすることが、転職を成功へと導く重要なカギとなります。

こんな癖に注意しましょう

面接時、自分でも気付かない「癖」が原因で面接官からコミュニケーション能力に疑問を持たれてしまうことがあります。以下の注意するべきポイントを挙げますので、思い当たるものがないかチェックしてみましょう。

相手の話を遮る

自己PRしたいと思うあまり、面接官の話を遮って自分のことを話していませんか。これによりコミュニケーション能力に疑問を持たれることがありますので、相手の話を最後まで聞く姿勢を持つようにしましょう。

相手の話を要約する

面接官の話の内容をよく理解しているとアピールしたいがために、「要するにこういうことですね」と要約してから話を始める癖はありませんか。これは相手に良い印象を与えないことが多いので避けましょう。

自分の話ばかりしてしまう

面接は自己PRの場ですが、コミュニケーションは双方向であるべきです。自分の話に終始せず、バランスを意識して面接官の話もしっかりと聞きましょう。

肯定や相槌が少ない

ただ話を聞くだけではなく「そうですね」「おっしゃる通りです」といったような肯定的な言葉、相槌で相手の話をきちんと受け止める姿勢が大事です。これが少ないと、面接官は自分の話が伝わっていないのではないかと感じることがあります。

過度な謙遜や自己卑下

自分のスキルや経験を過度に低く評価する癖があると、面接官もその通りに評価する可能性があります。適切な自己評価とポジティブさをアピールすることが大事です。

自分の癖に気付いて改善しましょう

これらの癖は多少なりとも誰もが持っているものと言えます。しかし面接の場面で現れてしまうと、事務長として求められるコミュニケーション能力に疑問が投げかけられることも少なくありません。自分の癖に気付いて改善することで、面接での評価も大きく変わるでしょう。

面接時に心がけたいこと

続けて事務長としてのコミュニケーション能力をアピールする時、心がけてほしいことを紹介します。

自己紹介をおざなりにしない

職務経歴書にスキルや経験を詳細に記載していたとしても、それ以上の情報を伝える気持ちで面接に臨みましょう。「職務経歴書に記載した内容で十分」と思って自己紹介をおざなりにすると、面接に対するあなたの真剣さに疑問を持たれてしまう可能性があります。
面接の場ではきちんと自己紹介をし、パーソナリティや価値観をしっかりと伝えて面接官に「この人と働きたい」と思ってもらえるように努めましょう。

実績や経験だけをアピールしない

実績や経験は重要です。しかしそれだけを強調しても「この人と働きたい」と思ってもらえるとは限りません。重要なのは、これまでの実績や経験を新しい職場でどのように活かすつもりなのかを明示することです。このポイントを押さえることにより「実績・経験のアピール」から「将来的なビジョン」へと話がシフトできます。

積極的な姿勢を持つ

面接では面接官からの質問に答えるだけでなく、自分から積極的にアピールする必要があります。控えめな性格であっても自分が持つ価値、強み、スキルをしっかりと伝えて面接官に能力を理解してもらうようにしましょう。

自分の真価を面接官へ伝えましょう

以上の点に注意して、面接を有意義なものにしましょう。自己PRの方法には十分気をつけて、自分の真価をしっかりと面接官に伝えるように努めましょう。

コミュニケーション能力のアピール方法

面接では、履歴書や職務経歴書以上に自分を詳細にアピールできるチャンスがあります。事務長として求められるコミュニケーション能力をいかにアピールすれば良いのか、具体的な方法を紹介します。

明瞭な表現力を示す

面接では自分の考えや経験を明瞭に表現することが求められます。具体的な例を挙げながら自分がどのように問題を解決したか、プロジェクトを成功させたかを説明しましょう。

「聴き手」になる時間も大切に

高いコミュニケーション能力を示すには、話し手としてのスキルだけではなく「聴き手」としてのスキルもアピールすることが大事です。面接官の質問やコメントにしっかりと耳を傾けて、適切なタイミングで自分の意見や考えを述べるようにしましょう。

「双方の理解を深める」という意識を持つ

コミュニケーションの目的は、単に自分の考えを伝えることだけではありません。相手の考え、意見、感情を理解して「双方の理解を深める」という意識を持つことが大切です。

ボディランゲージを活用する

ボディランゲージもコミュニケーション能力の高さを示すのに有効です。目を見て話す、うなずく、笑顔を絶やさないなど相手に安心感を与える姿勢・動作・表情を意識しましょう。

マネジメントでの成果をアピール

事務長としてスタッフや部下を指導・育成した結果、何らかの成果が出たというエピソードがあれば、それもコミュニケーション能力の高さを示すアピールポイントになります。

コミュニケーション能力は総合的なスキル

高いコミュニケーション能力とは、話す力だけではなくて聴く力、理解する力、相手に安心感を与える能力といったものが合わさった「総合的なスキル」と言えます。面接ではこれらの要素をどれか一つだけアピールするのではなく、総合的に伝えて強い印象を与えるようにしましょう。
「どのようにしてコミュニケーション能力をアピールすれば良いのか分からない」という人は、D&Mキャリアへご相談ください。実践的なアドバイスを行って転職の成功をサポートいたします。